Коротко.
В 2020 году мы создали бизнес систему для компании , которая позволила существенно упростить и автоматизировать работу над проектами, улучшила процесс взаимодействия между Заказчиком, Исполнителем и Менеджером, снизила бюрократическую нагрузку на всех участников процесса.
Компания является лидером в области юридических, информационных, деловых, правительственных, страховых и медицинских переводов на 44 языках мира. Работа бюро построена на привлечении профессионалов, носителей языка, в формате удаленной работы.
Запрос.
С ростом количества сотрудников и заказанных переводов компания столкнулась с определенными трудностями:
- Работа с проектами была не организована, данные сохранялись в разных местах. Часть хранилась в почтовых ящиках, отдельные версии документов сохранялись в папках на разных носителях, доступ к таблицам и данным был не полный.
- Менеджеры испытывали трудности с определением статуса перевода, отсутствием четких сроков исполнения и возможности оперативно управлять всем процессом, начиная от получения заявки на заказ и заканчивая выполненным, принятым и оплаченным переводом.
Таким образом, вместе с заказчиком мы выяснили, что компания нуждается во внутренней системе, в которую должны заноситься и отображаться в режиме реального времени все детали сделки по переводам текстов.
Решение.
Мы пришли к такому решению:
- Объединить всех участников процесса в единую внутреннюю B2B систему
- Для разных уровней доступа создать отдельные роли: Client (Заказчик), Vendor (Исполнитель), Manager (Менеджер) и Admin (Администратор)
- Создать динамический Timeline для отслеживания менеджерами готовности проекта
- Интегрировать во внутреннюю бизнес систему продукт Zoho Books (программное обеспечение для бухгалтерского учета онлайн)
Все детали проекта системы разрабатывались индивидуально под поставленные задачи. Система написана с нуля под продуманный с точки зрения удобства и функциональности дизайн.
Результат.
Страница входа
Все пользователи имеют свой логин и пароль, под которым они заходят в систему.
Панель управления
Здесь отображаются проекты по статусам для удобства поиска и управления:
- Pending – блок с новыми проектами, которые необходимо обработать и передать Исполнителю.
- Active – проекты, над которыми ведется работа.
- Completed – блок с проектами, которые завершены.
Перенос проектов из блока в блок происходит методом перетаскивания, а доступ к деталям осуществляется в один клик.
В этом же окне отображается шкала Timeline в формате диаграммы Ганта, которая позволяет планировать время выполнения проектов и отслеживать этапы готовности по каждому заказу.
Проекты
На странице Проекты отображается список всех проектов в системе, которые не завершены. Полный доступ к ним (чтение и редактирование) есть у Admin и Manager, а Vendor имеет возможность просматривать ограниченную информацию в режиме чтения.
Изменить статус проекта можно при открытии страницы с данными заказа.
Страница профиля
Для каждого вида доступа – Client, Vendor, Manager и Admin – разработана типовая страница профиля.
К примеру, страница Исполнителя содержит такие данные:
- Личные контактные данные
- Месторасположение
- Часовой пояс
- Тематики перевода
- Владение языками
- Информация для оформления бухгалтерских документов и выплат
Профессиональные параметры, внесенные в профиль Vendor, позволяют Менеджеру назначать на конкретные проекты наиболее подходящих кандидатов.
Vendor имеет доступ к своей странице вне системы и может редактировать ее по своему усмотрению, добавляя больше данных о профессиональных навыках.
В профилях клиентов указаны данные юридического лица и дополнительные контакты, с которыми Менеджер бюро переводов ведет переговоры о проекте.
Динамические графики
Поскольку система создавалась с нуля, на первых этапах разработки не было понятно, какие именно графики должны отображаться. Поэтому мы разработали динамическую версию, с помощью которой Администратор сам решает, какие показатели ему необходимы для анализа. Он выбирает источник данных, указывает параметры для оси X и оси Y, и формирует график.
Такая система позволяет измерять эффективность Исполнителя (время и объем работы), экономические показатели по каждому клиенту и другие параметры.
Страница проекта
К странице проекта имеют доступы Менеджер и Администратор. Здесь собираются все данные о проекте:
-
General– вкладка содержит информацию о номере проекта, данных клиента, ответственном менеджере, часовом поясе, выбранной валюте и общем количестве слов заказанного перевода. -
Deadlines– содержит информацию о сроках сдачи проекта. Если заказ выполняют разные исполнители или он выполняется частями, то для каждой части применяются собственные дедлайны. -
Instructions– информация от клиента, его пожелания к форматированию и оформлению перевода. -
Add files– здесь публикуются тексты, которые необходимо перевести. Каждый текст содержит информацию о языках, количестве слов и виде услуги. Один текст может не только нуждаться в переводе, но и в профессиональной коррекции (вычитке). Для каждой услуги Менеджер может назначать разных исполнителей. -
Comments– в этой вкладке для улучшения коммуникации команда проекта оставляет свои комментарии. -
Status– возможность изменить статус по мере готовности проекта. -
Invoices– сохраняет бухгалтерские документы, генерируемые с помощью Zoho Books. -
Actions– содержит ключевые кнопки, с помощью которых Менеджер обновляет или удаляет проект.
Резюме.
Основные преимущества системы по управлению продуктами в бюро переводов:
- Все данные по каждому проекту собираются в одной системе в едином интерфейсе, процесс обработки данных ускорился и упростился.
- Облегчена работа менеджеров: они могут быстро находить Исполнителей и контролировать их работу, статус проекта автоматически отображается в системе, налажена коммуникация со всеми участниками команды в одном месте.
- Система может быть модифицирована и дополнена новым функционалом, в зависимости от требований заказчика.
