Коротко.
Организовать учет более чем 350 позиций декораций для свадебных торжеств и при этом облегчить предварительную работу декораторов свадеб? Сделано! Этот кейс о том, как можно автоматизировать складской учет и открыть доступ к нему не только сотрудникам, но и арендаторам свадебных декораций.
Запрос.
– агентство свадебного декора, которое обратилось к нам в 2018 году с нетривиальной задачей. Компания за годы своего существования украсила сотни свадеб и накопила большой объем декораций.
Ее сотрудники разрабатывают дизайн банкетного зала или выездной церемонии, оформляя свадебное торжество под ключ.
Основная проблема, с которой сталкивался заказчик – это отсутствие единой системы учета, которая бы позволила декораторам видеть наличие тех или иных элементов на складе для использования их в своем декоре.
Это было важно, потому что в компании всегда одновременно запущено в работу несколько заказов на оформление торжеств и дизайнеры должны быть уверены, что реквизит для их проекта будет на складе в нужный день.
Кроме этого, декораторы нуждались в приложении, где они могли бы создавать схемы оформления зала, чтобы понимать, сколько и какие декорации им потребуются, а также иметь возможность презентовать свои идеи конечному клиенту.
В ходе общения мы разобрались, что именно хотел получить заказчик в результате:
- Структурировать работу декораторов, упростив ее за счет доступа к централизованному складу декораций.
- Синхронизировать в одной системе все проекты, в которых используются декорации, чтобы видеть те элементы, которые есть в наличие в определенные даты.
- Оформить систему в формат SaaS (англ. software as a service), чтобы в дальнейшем предоставлять платный доступ к этой системе всем, кто занимается подобным бизнесом – декораторам, фотографам и т.д.
Решение.
Поскольку заказчик довольно четко и подробно сформировал требования к будущему продукту, нашей задачей стали разработка дизайна и техническая реализация.
В результате тесного сотрудничества мы смогли создать платформу с заданными параметрами и предложили реализовать некоторые дополнительные модули, о которых расскажем далее.
Результат.
В результате, мы разработали ERP систему для разных ролей и с различными интерфейсами под задачи пользователей.
В приложении доступны следующие роли:
- Администратор, имеющий полный доступ ко всем модулям, включая финансовый.
- Декораторы, получающие данные о мероприятии и наличии декораций.
Задачи
В панели управления по принципу Google Tasks / Google Keep отображается список различных задач:
- Планируемые покупки
- Ремонт
- Текущие задачи
- Вопросы, связанные с арендой декораций
Здесь пользователь приложения создает собственные «напоминалки» о том, что нужно сделать к планируемому торжеству.
Прототип:
Результат:
Склад
Раздел Склад отображает перечень доступных продуктов по категориям. Декораторы могут выбрать нужные изделия.
Каждый продукт имеет название, количество на складе, фотографию и стоимость.
Выбирая декор, пользователь системы может регулировать примерную сумму сметы, дополняя или удаляя продукты.
Календарь
Для удобства использования, встроенный календарь имеет интерфейс, идентичный Google Calendar. Здесь отображаются даты и планируемые мероприятия.
Формат выбирается пользователем – можно вводить только название события, а можно расписывать план дел поминутно.
Конструктор продуктов
Визуальная утилита “Конструктор продуктов” позволяет создавать схематические изображения объектов декора.
Она проста в использовании и нужна для того, чтобы декоратор, продумывая будущий декор, мог создать примерный план реального банкетного зала, который нужно будет украсить.
План зала
Созданные объекты декоратор размещает с помощью визуальной утилиты “План зала”, расставляя их в соответствии с реальным расположением. Здесь же задаются размеры зала.
Декоратор сразу видит, сколько и какие декорации понадобятся.
К примеру:
- Стол 1,8 м – 5 шт.
- Стойка – 3 шт.
- Шторки белые – 4 шт. и т.п.
Выбор стиля торжества
Работа с клиентом заключается в подборе стиля мероприятия и выбора тех или иных декораций. Для этого в приложении постоянно обновляется база фотографий декоративных элементов.
Прототип:
Результат:
Редактирование проекта
Каждое мероприятие, зарегистрированное в системе, содержит информацию о клиенте с его личными данными и контактами, о самом мероприятии (дата, место проведения, время, количество гостей и т.п.) и план зала, созданный с помощью конструктора.
Пользователи системы могут оставлять здесь комментарии. Смета в формате файла эксель представляет собой таблицу, в которой перечисляется выбранный декор и итоговая сумма.
Так же есть возможность добавить скидку, а также экспортировать смету в формате эксель.
Резюме.
Платформа была разработана таким образом, чтобы в дальнейшем, при необходимости, ее функционал можно было расширить, дополнив новыми утилитами для упрощения работы декораторов.
К ней можно подключать любые платежные системы и использовать не только в качестве внутреннего продукта, но и как самостоятельное программное обеспечение для сторонних специалистов.
Используя нашу разработку, агентство свадебного декора упорядочило работу сотрудников, получило контроль над складом декораций, синхронизировало работу по отдельным проектам и наладило аренду готовыми декорациями для свадебных торжеств.
Реализация этого проекта с учетом дополнений, которые разрабатывались в ходе работы, длилась порядка 6 месяцев.
Однако, разработку и внедрение ERP подобного уровня сложности можно оптимизировать, и, при должном планировании, уложиться в сроки порядка 2-3 месяцев.
