Biznesa procesu automatizācija (BPA) ir tādu tehnoloģiju izmantošana, kas ļauj automatizēt atkārtojamus ikdienas uzdevumus. Tas paātrina darba veikšanu un samazina cilvēciskā faktora efektu un kļūdu iespējamību.
BPA palīdz uzņēmumiem optimizēt tādus procesus kā dokumentu izveide, piegādātāju datu sinhronizācija, līgumu pārvaldība un pat jauno darbinieku uzņemšanu.
Ir vērts aizdomāties par noteiktā procesa automatizāciju, ja tas atbilst sekojošiem kritērijiem:
- Process prasa noteikto secību izpildes laikā
- Process ir atkārtojams
- Procesam ir jābūt izpildītam bez jebkādām kļūdām
Otrā optimizācijas gupa apvieno efektivitāti un darba optimizāciju:
- Datu sinhronizācija ar piegādātāju klientu sistēmām
- Savu datu eksportēšāna klientiem
- Neefektīvo mārketinga procesu automatizācija
- Un laika kontrole
Kā palīdz biznesa procesu automatizācija?
Biznesa optimizācija sniedz jums iespēju izpildīt ātri un efektīvi atkārtotu darbu, kuru potenciāli var izpildīt dators vai algoritms.
BPA palīdz tikt galā ar lielu neapstrādāto datu un dokumentu apjomu, kā arī veikt lielu atkārtotu procesu skaitu.
Piemēram, mēs optimizējam tūrisma uzņēmuma darbinieku darba laiku vairākās reizēs, izstrādājot robotizētas sistēmas, kas regulāri savāc datus no piegādātājiem.
Lasiet pilno rakstu ar piemēriem šeit.
Kad ir ieteicams sākt biznesa automatizāciju
Viss sākas no izmeklējuma. Daudzos uzņēmumos darbinieki izpilda manuālus atkārtotus uzdevumus ikdienā.
Piemēram:
- Datu vai cenu aktualizācija
- Dokumentu pārbaude un apstrāde
- Atjauninājumu izsekošana (piemēram, statusa izmaiņas)
- Produktu aprakstu sagatavošana
- To publikācija tiešsaites vietnēs
- U.t.t.
Viens no spilgtākajiem piemēriem ir datu aktualizācija un īpaši cenu sinhronizācija ar piegādātājiem vai klientiem. Jo tā varētu būt problēma, ja piegādātāja izmaksas mainijās, bet jūsu e-komercijas vietnē joprojām tiek attēlotas vecā informācija.
Šī kļūda var ietekmēt uz pircēja iespaidu un arī nodarīt zaudējumus jūsu uzņēmumam. Tāpēc ir ļoti svarīgi vienmēr lietot aktuālo informāciju.
“Cik Latvijas interneta veikaliem ir aktuālie dati par produkta pieejamību noliktavā?”
Biznesa procesu automatizācijas priekšrocības
Samazina manuālo atkārtoto darba apjomu
BPA, robots vai kāds algoritms var izpildīt lielāko daļu no jūsu nepieciešamā darba procesa. Tādējādi, atstāt cilvēkam tikai tās izvēles vai iestājumus, kas ir nepieciešamas algoritma izpildei.
Samazina jauno darbinieku apmacības periodu
Tā kā daļa no darba procesiem paliek datoram, darbinieks var strādāt efektīvi un prognozējami.
Tādējādi, jūs varat atkārtoti piešķirt uzdevumus šiem darbiniekiem, kas iepriekš bija aizņemti ar šo manuālo darbu veikšanu.
Izstrādes izmaksas nav tik lielas
Šodien pastāv mākoņrisinājumi kā Zapier, Integromat kuru vidējas izmaksas sastāda ap 10 eiro mēnesī. Sarežģītājiem risinājumiem izstrādes izmaksas arī svārstas ap programmētāja vidējo mēnešalgu.
Esam Integromat platformas oficiālie pārstāvji Latvija - lasiet vairāk
Ātrs integrācijas process
Ar pareizo pieeju, var identificēt tādus biznesa procesus, kas ļaujs jūsu uzņēmumam gūt labumu jau pēc pāris nedēļām.
Samazina kļūdu skaitu
Cilvēkam pēc dabas ir grūti koncentrēt savu uzmanību uz vairāk nekā 5 objektiem. Bet attīstoties, uzņēmumu darbs paliek arvien apjomīgāk. Līdz ar šo palielinās kļūdu un cilveciskā faktora effekts.
Tas arī nozīmē ka uzņēmuma darbinieki var koncentrēties uz svarīgākiem projektiem, kur ir svarīga cilvēka klātbūtne. Tas protams motivē biznesa lēmumu pieņemšanu un palīdz atrast vairākas attīstības iespējas.
Un ir jāpiemin, ka palielinās arī klientu apmierinātība. Jo jūsu klienti saņems precīzākus, secīgus un aktuālus datus.
BPA standartizē darba procesus
Nav iespējams automatizēt haosu. Bet ir jāsak ar nelieliem soļiem. Tā ka biznesa procesi tiek digitalizēti, izriet iespējas šo procesu vizualizācija un kontrole.
Automatizācijas algoritmiem ir stingrie noteikumi, kā dati tiek gūti, apstrādāti un nodoti tālāk. Protams, ka cilvēku darbs šajā ziņā atšķiras un darbinieki ne vienmēr var ievērot stingras instrukcijas.
Ja jūs pielietojat biznesa procesu automatizācijas iespējas, tad esiet pārliecināti ka visi šī darba soļi tiks izpildīti, jo procesu apstrādā mašīna.
Palielina izaugsmes iespējas un mērogojamību
Kad jūsu biznesa procesi ir standartizēti un optimizēti ir laiks to mērogot, kopēt un attīstīt. Kā rezultātā palielināt jūsu uzņēmuma iespējas.
Ar BPA jūsu uzņēmums atbrīvojas no sarežģītājiem un nepatīkamajiem manuāliem procesiem, kurus veic jūsu komanda ikdienā. Kas protams paāugstina darbinieku apmierinātību.
Līdz ar šo, jūsu uzņēmums kļūst racionālāks un pieļauj mazāk kļudas, deleģējot problemātiskos darba uzdevumus datoram.
Kādus biznesa procesus ir iespējams automatizēt
Vispopulārākie automātizacijas projekti ir saistīti ar dokumentu izveidošanu un apstrādi. Ieskaitot atskaišu sagatavošanu un informācijas apkopošanu.
Pēc mūsu pieredzes 2410, ir jāpiemin arī vairākas integrācijas ar tadām platformām kā Google Spreadsheets (tabulas), Google Docs (dokumenti), Microsoft Office (variācijas), eBay un Amazon.
Kā arī citas integrācijas ar vadošiem IT projektiem - šeit
Latvijas tirgū populārie virzieni ir integrācijas ar 1C programmu (grāmatvedība un noliktava); Horizon (noliktava) un POS temināļiem.
Informācijas monitorings
1. Pārdošanas kontrole
Samazinot cilvēcisko faktoru un gūt aktuālus datus par pārdošanām. Kā arī faktisko inventarizācijas datu aktualizācija tiešsaites vidē.
2. Aktuālas informācija no piegādātājiem
Aktuālo cenu imports, noliktavas atlikumu monitorings un datu aktualizācija jūsu e-komercijas vietnē.
3. Jauno iespēju monitorings
Apkopot datus no vairākiem avotiem lai apsvērt optimālo risinājumu un būt informētam par jaunākiem piedāvājumiem.
Informācijas apstrāde
4. Formātu transformācija
Sākot no populāras Excel failu ģenerācijas un datu eksporta līdz PDF un specifisko failu izveides.
Piemēram, piegādātāju programma sniedz datus XML vai JSON formātā, kuru ir nepieciešams apstrādāt un eksportēt kā Excel tabulas dokumentu. Vai uzreiz importēt / atjaunot jūsu mājaslapā.
5. Noliktavas preču pieņemšanas un nodošanas risinājumi
Sākot no viedtālruņu programmatūras izstrādes (lai izmantot to kā portatīvo kameru) līdz speciālo ierīču integrācijai. Kas ļauj savienot offline vides instrumentus ar online risinājumiem.
6. Ienākošo preču pieņemšana un komplektēšana
Speciālo interfeisu izstrāde ar mērķi apkopot noliktavas datus un sniegt lietotājam vizuālo pārskatu un komplektēšanas iespējas pārlūkprogrammā.
7. Datu saņemšana no ražošanas
Vairākiem mūsdienu ražošanas iekārtām nāk klāt datu eksporta iespējas. Tos datus var izmantot apkopošanai un statistikas gūšanai.
Piemēram, HPR failu apstrāde XML formātā. Kas attēlo pamatinformāciju par cirsmu, sugu un sortimentiem, kā arī operatora cirsmas apstrādes žurnāla dati.
8. Darbinieku darba laika un virsstundu plānošana
Interaktīvo grafiku konstruēšana balstoties uz darba plānošanas uzņēmumā. Kā arī datu vizualizācija un eksports. Kas palīdz veidot pārskatus par uzņēmuma stāvokli. Kā arī veidot atskaites par mārketinga aktivitātēm un to efektivitāti.
Datu eksports un atskaites
9. Noliktavas atlikumu un krājumu atskaites
Apkopojot datus no uzņēmuma sistēmām, attēlot visparīgo informāciju par noliktavas stāvokli. Kas ir īpaši noderīgs pārdošanas aktivitātes plānošanā.
10. Darbinieku datu eksports Excel formātā
Ka arī ar iespējāmo integrāciju ar RFID autorizācijas sistēmu. Kas rezultātā ļauj vizualizēt gan tekošo darba stāvokli gan risināt darba jautājums balstoties uz reāliem datiem.
11. Datu apstrāde un sagatavošana publicēšanai EDS sistēmā
Piemēram, atmuitošanas stāvokļa monitorings. Un kravas statusa informācijas aktualizācija, kas ir attēlota EDS sistēmā.
12. Noliktavas krājumu informācijas apstrāde un eksports
Aktuālā informācija ir nepieciešāma ne tikai jūsu pārdevējiem, bet arī ar iespēju attēlot šos datus jūsu e-komercijas vietnē.
13. Darba laika analīze un attēlošana
Cik efektīvi tiek izmantots laiks? Cik laika aizņem konkrētā procesa izpilde?
Kad jūs zinat atbildes ar noteiktiem cipariem, paliek skaidrs kādus biznesa procesus ir izdevīgi optimizēt, automatizēt vai iegādāties no piegādātājiem.
14. Darbinieku algas datu attēlošana un vizualizācija
Kombinējot ar laika plānošanu šie dati apkopo tekošo stāvokli un palīdz pieņemt pareizos lēmumus uzņēmuma organizācijā.
Kādus biznesa procesus jūs gribat automatizēt?
Sazinietes ar mums lai kopā automatizācijas iespējas jūsu uzņemumā - kontakti.
