Īsumā.
Šis raksts ir par B2B sistēmas izveidi Latvijas tūrisma kompānijai. Jeb par veidu, kā tūrisma operatoram vienmēr atspoguļot aktuālās cenas. Kā arī optimizēt personāla darba ilgumu, strādājot ar klientu tūres saskaņošanā.
2019. gadā speciāli mūsu pasūtītājam – Latvijas tūrisma operatoram mēs web izstrādes aģentūrā 2410 esam izstrādājuši B2B sistēmu gala klientiem un tūrisma aģentiem. Sistēma ļāvusi pāriet no katras tūres saskaņošanas elektroniskajā sarakstē uz ērto platformu ar aktuālām cenām un skaistu ceļojuma vizualizāciju.
Klienta stāsts.
2017. gadā esam uzsākuši darbu ar Latvijas tūrisma operatoru*, kurš uz to brīdi jau apkalpoja aptuveni 25.000 pastāvīgos klientus.
Organizējot tūres, kompānijai bija jāņem vērā aktuālās aviobiļešu un viesnīcu cenas, kuras nepārtraukti mainījās. Ja cenas uz tūres pārdošanas brīdi nebūs aktuālas, kompānija negūs peļņa vai pat cietīs zaudējumus, jo riskē ar pašas finanšu līdzekļiem, noformējot tūri un nododot to tūrisma aģentiem turpmākai pārdošanai gala klientiem.
Sadarbības gaitā esam noskaidrojuši:
- Kompānijas personāls bija spiests ik dienu manuāli monitorēt lidojumu un viesnīcu cenas.
- Visi aprēķini tāpat manuāli tika iekļauti Google Sheets, lielā apjoma tabulā apgrūtinot personāla darbu.
- Pastāvēja augsts cilvēkfaktora risks, kā rezultātā mēdz tikt pieļautas kļūdas, savukārt cenas netiek operatīvi nomainītas.
- Kompānija vienas tūres ietvaros nodrošina viesnīcu izvēli, taču to saskaņošana ar klientu tika veikta elektroniskajā pastā. Tas ne tikai ietekmē kompānijas reputāciju, bet arī atņem laiku gan darbiniekam, gan klientam.
Tāpat bija konstatētas tehniskās problēmas, ar kurām nācās sastapties mūsu klientam:
- Aviobiļešu cenu aktualitāte. Lidojumu izmaksas ir viena no svarīgākajām tūres pašizmaksas sastāvdaļām. Esam noskaidrojuši, ka tikai nelielas daļas aviobiļešu piegādātāju rīcībā ir programmatūra saziņas nodrošināšanai (API / XML), kura ļautu vienkārši pieslēgties piegādātāja informācijai par aktuālajām aviobiļešu cenām.
- Vienotās norēķinu sistēmas neesamība. Pakalpojumu sniedzēju skaits nemitīgi palielinās, taču katrs no viņiem sniedz dažādu struktūru datus. Tādēļ radās visai aktuāls uzdevums apvienot visus formātus vienotajā struktūrā turpmākai cenu atjaunošanai mājaslapā un B2B sistēmā.
- Komercpiedāvājuma saskaņošanas ilgums. Detaļu apspriešana ar klientu tika veikta ar elektroniskā pasta starpniecību. Papildu laiks tiks patērēts uzturēšanās vietas variantu izvēlei. Tas bija ilgi, neefektīvi un prasīja papildu personāla resursu ieguldījumu.
Mūsu risinājums.
Attiecīgi, viens no galvenajiem uzdevumiem bija tūres izveides un tās turpmākās saskaņošanas ar klientu procesa automatizācija.
Izpētot situāciju no pasūtītāja viedokļa, mēs piedāvājam izstrādāt platformu, kura apvienos visus risinājumus.
B2B sistēmas kā “pārejas” posma pie tiešsaistes versijas būtība bija tā, lai darbinieki turpinātu apkopot un rediģēt informāciju Google Sheets vidē.
Savukārt automatizēto datu apkopošanu un to izvadi strukturētajā formā sistēma īstenoja patstāvīgi.
Tādējādi, sistēma bija paredzēta tādu speciālistu darbam, kā:
- Tūrisma firmas darbinieki – operatoru, kuri klienta klātbūtnē piemeklē tūri;
- Tūrisma aģenti, kuri pārdod mūsu klienta kompānijas patstāvīgi noformētās tūres.
Platforma ar dažādu pievienojumprogrammu palīdzību izpildīja šādus uzdevumus:
- Apstrādāja aviobiļešu piegādātāju mājaslapas (piemēram, Ryanair, WizzAir, Airbaltic);
- Sinhronizēja partneru datus par izvietošanu viesnīcās;
- Apkopoja datus no publiskiem avotiem, tai skatā no viesnīcu rezervēšanas vietnēm (Booking.com);
- Apvienoja visus datus vienotajā struktūrā;
- Rādīja aktuālās cenas kompānijas mājaslapā.
Platforma mūsu klientam – tūrisma operatoram tika veidota no nulles atbilstoši pasūtītāja individuālajām prasībām.
Tās pamatus veido trīs datu avotu tipi: Google Sheets tabulas, API / XML un roboti (parsētāji) informācijas apkopošanai.
Jāpiemin tas, ka mūsu klienta mājaslapu ir izstrādājusi uz Bitrix bāzes kompānija 1C-Andi. Un pateicoties sadarbībai ar 1C-Andi mums izdevās realizēt tīmekļa vietnes integrāciju pietiekami operatīvi. Un tagad mājaslapā atspoguļojas aktuālās cenas.
Rezultāts.
Tūru kalendārs
Viens no visas B2B sistēmas elementiem ir kalendārs, ar kura palīdzību tika veidots piedāvājums klientam, izejot no tādiem datiem, kā:
- valsts (ar uzturēšanās un ekskursiju pilsētu sarakstu);
- tūres veids (avio, autobusu, kruīzi);
- dienu skaits ar automātiski aprēķināto piedāvājuma cenu.
Paplašināta tūru meklēšana
Tā kā uz vienu valsti tika veidotas vairākas tūres vienlaicīgi, mēs paredzējām sistēmā ērtā meklēšanas filtra esamību, kurš atspoguļo tūres, to virzienus, izvietošanas variācijas, cenas un datumus.
Paplašinātā meklēšana ļāvusi veidot tūru sarakstu, izejot no ceļotāju skaita. Ciktāl daudzu viesnīcu un aviobiļešu cenu veidošanā tiek ņemts vērā bērnu vecums, mēs radījām vairākas kategorijas:
- ADULT – pieaugušais no 12 gadiem
- CHILD – bērns vecumā no 2 līdz 12 gadiem
- INFANT – zīdainis līdz 2 gadiem.
Tūres informācija
Izvēloties tūri, atvērusies pilna informācija ar aprakstu, fotogrāfijām, ierašanās un aizbraukšanās laikiem, ekskursiju programmu utt.
Informācija par cenām, attālumu līdz jūrai vai pilsētas centram, papildu ērtību esamību tika apkopota automātiski, iegūstot no viesnīcu pakalpojumu piegādātājiem un no tīmekļa vietnes booking.com.
Pasūtītāja kompānijas darbiniekiem joprojām bija iespēja rediģēt informāciju par ekskursijām patstāvīgi, pievienojot to Google Sheets un Google Docs vidē.
Tad visa informācija tika vizualizēta sistēmā noformētās slaidrādes un fragmentu veidā.
Grafiki Labākā cena
Klientu ērtībām tika izstrādāti vislabākās cenas grafiki, kuri atspoguļo laiku, kad konkrēto tūri var iegādāties par vislabāko cenu.
Tūres rezervēšana
Rezervācijas noformēšana notiek klasiskā ceļā:
- Operators ievada informāciju par tūristiem, viņu personas datus;
- Atbilstoši katram tūristam tiek atzīmētas izvietošanas un ēdināšanas opcijas;
- Nepieciešamības gadījumā tiek pievienota informācija par papildu pakalpojumiem (apdrošināšanu un ekskursijām).
Biļešu rezervēšana
Ja klients izvēlas autobusa tūri, tepat var rezervēt vietas. Rediģēt vietu informāciju joprojām ir iespējams Google Sheets, savukārt sistēma to atspoguļos skaistā vidžeta izskatā.
Pēc apstiprinātās rezervācijas izvēlētā vieta tiek atspoguļota sistēmā kā aizņemtā, un cits operators var piemeklēt saviem klientiem citas brīvas vietas.
Pēc rezervācijas apstiprināšanas tiek veikta mājaslapas sinhronizācija. Un rezultātā mājaslapā vienmēr ir redzams aktuāls brīvo vietu skaits šajā tūrē.
Rezervācijas dati tiek automātiski nosūtīti uz grāmatvedības programmu ar XML starpniecību. Tādējādi, jaunais pasūtījums nekavējoties nonāk uz grāmatvedību ar visu tūristu kontaktinformāciju, kas ir nepieciešama korektas grāmatvedības uzskaites kārtošanai.
Kopsavilkums.
Sadarbība ar mūsu klientu bija efektīva un produktīva. Kompānija izteica mums pateicību par to, ka jaunais produkts spēja atrisināt galvenos pieteiktos uzdevumus:
- Mēs esam saīsinājuši cenu pārbaudes un atjaunošanas laiku. Ja iepriekš darbinieks patērēja tam ar 3 stundām dienā, tagad viņš velta sistēmas pārbaudei 10 minūtes nedēļā. Tādējādi, tas, kas prasīja 66 stundas mēnesī, tagad aizņem tikai 40 minūtes mēnesī;
- Cilvēkfaktora novēršanas ceļā tika pazemināts kļūdu rašanās risks;
- Sistēma tika integrēta ar tīmekļa vietni, sinhronizējot aktuālās biļešu, izvietošanas un tūru cenas;
- Esam iestatījuši datu eksportu no sistēmas uz grāmatvedības programmu, kā arī pavaddokumentu nodošanu tūres organizatoriem.
Rezultātā mūsu platforma ir palīdzējusi kompānijai vairot klientu lojalitāti pateicoties vienmēr aktuālajām cenām un vizuāli pievilcīgiem pārdošanas piedāvājumiem, kuri tagad skaisti un ātri «tiek iepakoti» gatavās tūrēs.
Mūsu sadarbība ar tūrisma kompāniju aizsākusies 2017. gada sākumā. Kopā ar pasūtītāju mēs nostrādājām praktiski divus gadus, izstrādājot un pilnveidojot B2B sistēmu.
Taču pirmajā kārtā mēs realizējām to projekta daļu, kuras sniedz maksimālo atdevi.
Tādēļ pirmos rezultātus pasūtītājs guvis jau mēneša laikā no darba sākuma – darbiniekiem vairs nevajadzēja ik dienu manuāli sekot līdzi piegādātāju cenām, kas izbrīvēja aptuveni 3 stundas dienā svarīgāku uzdevumu izpildei.
*Kompānijas nosaukums netiek norādīts, jo ir noslēgts līgums par klienta informācijas neizplatīšanu.
