Īsumā.
Organizēt vairāk kā 350 kāzu svinību dekorāciju pozīciju uzskaiti un tai pašā laikā atvieglot kāzu dekoratoru sagatavošanas darbu? Darīts! Šis raksts ir par to, kā ir iespējams automatizēt noliktavas uzskaiti un nodrošināt piekļuvi tai ne tikai darbiniekiem, bet arī kāzu dekorāciju nomniekiem.
Klienta stāsts.
ir kāzu dekorāciju aģentūra, kura vērsusies pie mums 2018. gadā ar visai netriviālo uzdevumu. Kompānija savas pastāvēšanas gados ir noformējusi simtiem kāzu un ir izveidojusi lielus dekorāciju krājumus.
Aģentūras darbinieki izstrādā banketu zāles vai izbraukuma ceremonijas dizainu, nodrošinot kāzu svinīgajam pasākumam pilno noformējumu.
Galvenā problēma, ar kuru sastapās pasūtītājs, ir vienotās uzskaites sistēmas neesamība, kura ļautu dekoratoriem redzēt to vai citu elementu esamību noliktavā, lai rēķinātos ar iespēju izmantot tos plānotajā dekorā.
Tas bija svarīgi, jo kompānijā vienmēr vienlaicīgi uzsākta vairāku pasūtījumu izpilde svinību noformēšanā, un dizaineriem ir jābūt pārliecinātiem, ka rekvizīts viņu projekta realizācijai vajadzīgajā dienā noliktavā būs pieejams.
Bez tam, dekoratoriem bija nepieciešama lietojumprogramma, kur viņiem būtu iespēja veidot zāles noformējuma shēmas, lai apzinātu, cik un kādas dekorācijas būs nepieciešamas, kā arī lai spētu pārskatāmi prezentēt savas idejas gala klientam.
Pārrunu gaitā esam tikuši skaidrībā, ko tieši rezultātā vēlējas saņemt pasūtītājs:
- Strukturēt dekoratoru darbu, vienkāršojot to pateicoties piekļuves nodrošināšanai centralizētajai dekorāciju noliktavas uzskaitei;
- Sinhronizēt vienā sistēmā visus projektus, kuros tiek izmantotas dekorācijas, lai redzētu visus elementus, kuri ir pieejami noteiktajās dienās;
- Noformēt sistēmu SaaS formātā (angl. software as a service), lai turpmāk piešķirtu maksas pieejas tiesības minētajai sistēmai visiem, kas ir iesaistīts līdzīgā uzņēmējdarbībā – dekoratoriem, fotogrāfiem utt.
Mūsu risinājums.
Tā kā pasūtītājs pietiekami precīzi un detalizēti noformulējis prasības topošajam produktam, par mūsu uzdevumu kļuva dizaina izstrāde un tehniskā realizācija.
Ciešas sadarbības rezultātā mēs spējām izveidot platformu ar uzdotajiem parametriem un piedāvājām realizēt dažus papildu moduļus, par kuriem izstāstīsim vēlāk.
Rezultāts.
Rezultātā mēs esam izstrādājuši ERP sistēmu dažādām lomām un ar dažādiem interfeisiem atbilstoši lietotāju vajadzībām.
Lietojumprogrammā ir pieejamas šādas lomas:
- Administrators, kuram ir pilna piekļuve visiem moduļiem, tai skaitā finanšu informācijai;
- Dekorators, kurš iegūst datus par pasākumu un dekorāciju esamību.
Uzdevumi
Vadības panelī pēc Google Tasks / Google Keep principa tiek atspoguļots dažādu uzdevumu saraksts:
- Plānojamās iegādes
- Remonts
- Aktuālie uzdevumi
- Jautājumi saistībā ar dekorāciju nomu.
Šeit lietojumprogrammas lietotājs izveido paša «atgādnes» ar to, kas ir izdarāms līdz plānotā svinīgā pasākuma sākumam.
Prototips:
Rezultāts:
Noliktava
Sadaļa Noliktava atspoguļo pieejamo produktu sarakstu kategoriju griezumā. Dekoratori viegli var izvēlēties nepieciešamus izstrādājumus.
Katram produktam ir norādīts nosaukums, noliktavā pieejams daudzums, cena, kā arī ir ievietota fotogrāfija.
Izvēloties dekoru, sistēmas lietotājs var regulēt aptuveno tāmes summu, pievienojot vai izņemot produktus.
Kalendārs
Lietošanas ērtībām integrētajam kalendāram piemīt interfeiss, identisks Google Calendar. Šeit tiek atspoguļoti datumi un plānojamie pasākumi.
Formātu izvēlas lietotājs – pastāv iespēja ievadīt tikai notikuma nosaukumu, bet var arī sarakstīt uzdevumu sarakstu pa minūtēm.
Produktu konstruktors
Vizuālā utilītprogramma “Produktu konstruktors” ļauj radīt dekora elementu shematiskos attēlus.
Tā ir vienkārša lietošanā un ir nepieciešama, lai dekorators, pārdomājot topošo dekorāciju, varētu izveidot reālās dekorējamās banketu zāles sākotnējo plānu.
Banketu zāles plāns
Radītos objektus dekorators izvieto ar vizuālās utilītprogrammas “Banketu zāles plāns” palīdzību, noliekot tos atbilstoši reālajam izvietojumam. Tepat ir iespējams uzdot zāles izmērus.
Dekorators uzreiz redz, cik un kādas dekorācijas būs nepieciešamas.
Piemēram:
- Galds 1,8 m – 5 gab.
- Bāra lete – 3 gab.
- Aizkari balti – 4 gab. utml.
Svinību stila izvēle
Darbs ar klientu savā būtībā ir pasākumā stila piemeklēšana un to vai citu dekorāciju izvēle. Šai nolūkā lietojumprogrammā nepārtraukti tiek atjaunināta dekoratīvo elementu fotogrāfiju bāze.
Prototips:
Rezultāts:
Projekta rediģēšana
Katrs sistēmā reģistrētais ieraksts par svinīgo pasākumu ietver informāciju par klientu ar viņa personas datiem un kontaktus, par pašu pasākumu (datums, notikuma vieta, laiks, viesu skaits utml.) un zāles plānu, izveidoto ar konstruktora palīdzību.
Sistēmas lietotāji var atstāt šajā sadaļā komentārus. Tāme Excel datnes formātā ir izveidota tabulas veidā, kurā tiek uzskaitīti izvēlētie dekora elementi un gala summa.
Tāpat pastāv iespēja piemērot atlaidi, kā arī eksportēt tāmi Excel formātā.
Kopsavilkums.
Platforma ir tikusi izstrādāta tādā veidā, lai turpmāk nepieciešamības gadījumā tās funkcionālu būtu iespējams paplašināt, papildinot ar jaunajām utilītprogrammām dekoratoru darba vienkāršošanai.
Platformai ir iespējams pieslēgt jebkuras maksāšanas sistēmas un izmantot ne tikai kā iekšējo produktu, bet arī patstāvīgu programmnodrošinājumu speciālistiem no malas.
Izmantojot mūsu izstrādi, kāzu dekorāciju aģentūra sakārtoja darbinieku darbu, ieguva kontroli pār dekorāciju noliktavu, sinhronizēja darbu atsevišķo projektu ietvaros un sakārtoja kāzu svinībām paredzēto gatavo dekorāciju nomu.
Šī projekta realizācija, ņemot vērā papildinājumus, kuri tika izstrādāti darba gaitā, ilga aptuveni 6 mēnešus.
Tomēr šāda līmeņa ERP izstrādi un ieviešanu pastāv iespēja optimizēt un pie pienācīgas plānošanas iekļauties 2-3 mēnešu termiņā.
