Kopsavilkums
Grāmatvedības uzņēmums daudz laika pavada, konsolidējot mainīgus failus un pārbaudot atkārtotas atskaites, lai novērstu kopēšanas, formulu un lietotāju kļūdas.
Risinājums kļuva par Excel darbplūsmu, kas importē, validē, atjaunina un attēlo uzņēmuma finanšu datus.
Programmatūra ir izstrādāta, lai samazinātu manuālo darbu pie atskaitēm un nodrošinātu uzņēmumam skaidrākas, vadībai gatavas atskaites.
Klienta stāsts
Klients ir grāmatvedības uzņēmums no Vācijas. Tas sagatavo finanšu pārskatus, budžetus un prognozes no mainīgiem Excel un CSV datiem.
Tas arī veic salīdzināšanu un veido darbības rezultātu informācijas paneļus.
Uzņēmums daudz laika pavada, apvienojot avota failus, pārbaudot formulas un sagatavojot atkārtotas atskaites. Datu kopēšana starp darbgrāmatām rada arī formulu un lietotāju kļūdu risku.
Prasība bija vienkārša: saglabāt procesu vietējā datora Excel vidē, apvienot vairākus avota formātus, izveidot vadībai gatavus informācijas paneļus un finanšu atskaites, kā arī padarīt darbgrāmatu lietojamu netehniskajiem darbiniekiem.
Risinājums tika veidots ap kontrolētu importēšanas un atjaunināšanas procesu, konfigurējamiem atskaišu noteikumiem, skaidriem validācijas ziņojumiem un dokumentāciju. Moduļi tika sakārtoti tā, lai grāmatveži vienā darbgrāmatā varētu pāriet no avota failiem uz analīzi, pārskatiem un kopīgojamām atskaitēm.
Klients vēlējās
- Strādāt datora Excel vidē bez trešo pušu papildinājumiem
- Izveidot informācijas paneļus, PivotTable tabulas, diagrammas un KPI skatus
- Apvienot Excel darbgrāmatas, darblapas, CSV failus un ielīmētas tabulas
- Padarīt darbgrāmatu uzturamu netehniskiem Excel lietotājiem
Kāpēc gatava programmatūra nebija piemērota
Vispārīgas izklājlapu programmas nodrošina diagrammas, datu organizēšanu un analīzi, taču pašas par sevi tās neatbilst šī uzņēmuma konfigurētajiem importēšanas, pārveidošanas, salīdzināšanas, atjaunināšanas un atskaišu izvades procesiem. Bija nepieciešama pielāgota darbgrāmata, lai šie noteikumi atrastos vienā atjaunināmā procesā standarta datora Excel vidē, neizmantojot trešo pušu papildinājumus.
Projekta pārskats
Risinājums tika izstrādāts, balstoties uz uzņēmuma faktiskajiem avota failiem un atskaišu noteikumiem. Īpaša importēšanas sadaļa pieņem Excel darbgrāmatas, darblapas un CSV failus, savukārt failu atlases vadīkla novērš fiksētu ceļu izmantošanu.
Lai apstrādātu nekonsekventus ievaddatus, darbplūsma pirms analīzes tos attīra un standartizē. Tā arī validē, salīdzina un dzēš dublikātus ienākošajos ierakstos.
Atjaunināšanas process pārrēķina formulas un atjaunina atskaišu sadaļas, izmantojot aktuālos avota failus.
Informācijas panelis vienā skatā apvieno KPI, tendences un novirzes. Kopsavilkumi PivotTable stilā un segmentētāji ļauj vadītājiem filtrēt datus, nepārbūvējot darbgrāmatu.
Finanšu pārskati tika veidoti atsevišķās sadaļās: Peļņas un zaudējumu aprēķins, bilance, un naudas plūsma. Saskaņotie ieraksti un atzīmētās neatbilstības paliek redzamas pirms atskaites kopīgošanas.
Izvades process izveido formatētas atskaites un PDF failus sakārtotā mapē. Konfigurācijas sadaļas, komentāri, instrukcijas un pamācības palīdz uzņēmuma netehniskajiem lietotājiem saprast darbgrāmatu.
Piegādātās galvenās funkcijas
- Excel un CSV imports ar vienu klikšķi
- Datu tīrīšana, validācija un dublikātu dzēšana
- Atjaunināmas formulas un atskaišu aprēķini
- KPI informācijas panelis ar diagrammām un segmentētājiem
- Kopsavilkuma tabulas PivotTable stilā
- Peļņas un zaudējumu aprēķina, bilances un naudas plūsmas sadaļas
- Finanšu datu salīdzināšana ar neatbilstību atzīmēm
- PDF atskaišu ģenerēšana
- Sakārtotas, ar datumu apzīmogotas izvades mapes
