ПРОЕКТ

Программное обеспечение для автоматизации отчетов Excel и ускорения подготовки финансовой отчетности

Разработка индивидуального ПО, Импорт Excel и CSV, Автоматизация обновления данных, Разработка информационной панели и KPI, Подготовка финансовой отчетности, Генерация PDF, Пользовательская документация Excel

  • Отрасль: Бухгалтерия
  • Германия Местоположение: Германия
  • Срок разработки: 10 недель
  • Технологии: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 месяца

Этот клиент - бухгалтерская компания, которая тратит много времени на объединение изменяющихся данных Excel и CSV, проверку формул и ручную подготовку финансовых отчетов. ПО представляет собой рабочий процесс отчетности на базе Excel для бухгалтеров и руководителей. Оно импортирует исходные книги и CSV-файлы, проверяет данные, обновляет расчеты и создает информационные панели. Также оно подготавливает финансовую отчетность и PDF-отчеты. В результате доходы, маржинальность и денежный поток можно просматривать в одном месте без повторяющейся работы по копированию и вставке.

Обзор

Проблема

Бухгалтерская компания тратит много времени на объединение изменяющихся файлов и проверку повторяющихся отчетов, чтобы избежать ошибок копирования, формул и пользователей.

Решение

Решение стало рабочим процессом Excel, который импортирует, проверяет, обновляет и отображает финансовые данные компании.

Результат

ПО разработано для сокращения ручной работы над отчетами и подготовки более понятной отчетности, готовой для руководства.

История клиента

Клиент - бухгалтерская компания из Германии. Она готовит финансовую отчетность, бюджеты и прогнозы на основе изменяющихся данных Excel и CSV.

Компания также выполняет сверку и создает информационные панели с показателями деятельности.

Компания тратит много времени на объединение исходных файлов, проверку формул и подготовку повторяющихся отчетов. Копирование данных между книгами также создает риск ошибок в формулах и действий пользователей.

Требование было простым: сохранить процесс в локальной среде Excel на компьютере, объединить несколько исходных форматов, создать информационные панели и финансовые отчеты для руководства, а также сделать книгу удобной для нетехнических сотрудников.

Решение построено вокруг контролируемого процесса импорта и обновления, настраиваемых правил отчетности, понятных сообщений проверки и документации. Модули организованы так, чтобы бухгалтеры могли в одной книге переходить от исходных файлов к аналитике, отчетам и материалам для публикации.

Клиент хотел

  1. Работать в Excel на компьютере без сторонних надстроек
  2. Создавать информационные панели, таблицы PivotTable, диаграммы и представления KPI
  3. Объединять книги Excel, листы, CSV-файлы и вставленные таблицы
  4. Сделать книгу удобной для сопровождения нетехническими пользователями Excel

Почему готовое ПО не подошло

Универсальные программы для работы с электронными таблицами предлагают диаграммы, организацию и анализ данных, но сами по себе не соответствуют настроенным процессам импорта, преобразования, сопоставления, обновления и вывода отчетов этой компании. Требовалась индивидуальная книга, чтобы объединить эти правила в одном обновляемом процессе в стандартной среде Excel на компьютере без сторонних надстроек.

Обзор проекта

Решение разработано на основе реальных исходных файлов и правил отчетности компании. Специальный раздел импорта принимает книги Excel, листы и CSV-файлы, а элемент выбора файлов исключает использование фиксированных путей.

Чтобы обрабатывать неоднородные входные данные, рабочий процесс очищает и стандартизирует их перед анализом. Он также проверяет, сопоставляет и удаляет дубликаты во входящих записях.

Процесс обновления пересчитывает формулы и обновляет разделы отчетов, используя актуальные исходные файлы.

Информационная панель объединяет KPI, тенденции и отклонения в одном представлении. Сводки в стиле PivotTable и срезы позволяют руководителям фильтровать данные без перестройки книги.

Финансовые отчеты созданы в отдельных разделах: отчет о прибылях и убытках, баланс, и движение денежных средств. Согласованные записи и отмеченные несоответствия остаются видимыми до публикации отчета.

Процесс вывода создает отформатированные отчеты и PDF-файлы в структурированной папке. Разделы конфигурации, комментарии, инструкции и руководства помогают нетехническим пользователям компании работать с книгой.

Основные реализованные функции

  • Импорт Excel и CSV одним нажатием
  • Очистка, проверка и удаление дубликатов данных
  • Обновляемые формулы и расчеты отчетов
  • Информационная панель KPI с диаграммами и срезами
  • Сводные таблицы в стиле PivotTable
  • Разделы отчета о прибылях и убытках, баланса и движения денежных средств
  • Сопоставление финансовых данных с отметками несоответствий
  • Генерация PDF-отчетов
  • Структурированные папки вывода с датами

Можно добавить

+ Отчеты по бюджету и фактическим результатам + Правила прогнозирования и распределения + Проверенные формы ввода данных

Кто еще может использовать это решение

У этих компаний похожие задачи подготовки отчетности, и то же решение можно адаптировать под их файлы, правила и представления для руководства.

Операционная команда

Задача Она объединяет операционные данные и отслеживает KPI, тенденции и эффективность в регулярных отчетах.
Как помогает решение Решение импортирует исходные файлы, обновляет расчеты и отображает отфильтрованные информационные панели и отчеты для публикации.
Бизнес-услуги

Команда по запасам

Задача Она объединяет данные о запасах и движении, чтобы отслеживать уровни, точки повторного заказа и результаты.
Как помогает решение Решение стандартизирует входящие таблицы, выделяет отклонения и сохраняет актуальные сводки в одной книге.
Розничные магазины

Производственная команда

Задача Она анализирует производственные данные, рабочие процессы и эффективность в изменяющихся таблицах.
Как помогает решение Решение объединяет исходные таблицы, обновляет представления KPI и экспортирует отформатированные отчеты для руководства.
Производители пищевой продукции

Технологический стек

Python

Обработка данных и PDF

Python поддерживает обработку таблиц, создание диаграмм и работу с PDF в рабочем процессе отчетности.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка книг и CSV

JavaScript или TypeScript поддерживает чтение и запись книг, а также разбор файлов с разделителями.

PHP

Обработка таблиц и PDF

PHP поддерживает импорт и экспорт таблиц и создание PDF, если используется в решении.

openpyxl

Чтение и запись XLSX

openpyxl (библиотека Python для книг Excel) читает и записывает файлы XLSX и XLSM.

exceljs

Управление книгами Excel

exceljs (библиотека JavaScript для файлов Excel) читает и записывает данные XLSX и CSV.

csv-parse

Парсинг CSV-файлов

csv-parse (библиотека для чтения файлов с разделителями-запятыми) преобразует входные данные CSV в usable записи.

pyecharts

Создание диаграмм информационной панели

pyecharts (библиотека диаграмм Python) создает диаграммы для представлений KPI и тенденций.

CSV

Обмен табличными данными

CSV-файлы обеспечивают простой формат ввода для регулярно используемых исходных таблиц.

PDF

Публикация отформатированных отчетов

PDF-файлы содержат готовые к печати и публикации финансовые отчеты и отчеты для руководства.

Интеграции

Microsoft Excel

Рабочий процесс работает в локальной среде Excel на компьютере и использует функции книг для импорта, формул, таблиц PivotTable и отчетов.

CSV files

Исходные CSV-файлы передают табличные данные в процесс импорта и проверки.

PDF output

Процесс отчетности экспортирует отформатированные финансовые отчеты и отчеты для руководства в PDF-файлы.

Результат

Контролируемое начало каждого обновления

На экране импорта выбор источника, проверка и статус обновления находятся в одном месте. Это обеспечивает понятное начало процесса отчетности.

Это сокращает повторную работу с файлами и поддерживает порядок в процессе отчетности.

Как это работает

  1. Элемент выбора исходной папки или файла находит книги Excel, листы и CSV-файлы.
  2. Модуль «Импорт данных» считывает выбранные исходные данные и отображает сообщения проверки.
  3. Модуль «Обновление данных» после очистки и пересчета книги обновляет статус обновления.
  • Книги Excel
  • Листы
  • CSV-файлы
Примечание: Рабочий процесс использует специальную папку или окно выбора файла, а не фиксированные пути.
Элемент управления импортом и обновлением

Элемент управления импортом и обновлением

Функции этого экрана
Импорт данных Обновление данных

Управленческие показатели в одном фильтруемом представлении

Информационная панель преобразует обновленные данные в карточки KPI, диаграммы и сводные таблицы. Руководители могут просматривать доходы, маржинальность и тенденции без поиска по отдельным листам.

Интерактивные срезы и фильтры позволяют сосредоточиться на показателях, важных для текущего анализа.

Как это работает

  1. Информационная панель считывает обновленные данные о доходах, маржинальности, KPI, тенденциях и отклонениях.
  2. Модуль диаграмм панели обновляет интерактивные диаграммы и сводные таблицы.
  3. Срезы и фильтры сужают представления KPI и тенденций.
  • Показатели доходов и рентабельности
  • Бизнес-KPI
  • Разделы тенденций и отклонений
Сводная информационная панель с фильтрами

Сводная информационная панель с фильтрами

Функции этого экрана
Диаграммы информационной панели Мониторинг KPI Динамическое обновление диаграмм и таблиц Показатели доходов и рентабельности Фильтрация диаграмм с помощью срезов

Финансовые отчеты с проверками сопоставления

На экране финансовой отчетности объединены результаты отчета о прибылях и убытках, баланса, и движения денежных средств. Согласованные записи и отмеченные несоответствия остаются видимыми для проверки перед публикацией.

Это предоставляет бухгалтеру отдельное место для проверки рассчитанных отчетов и результатов сопоставления.

Как это работает

  1. Модуль показателей доходов и рентабельности рассчитывает результаты отчета о прибылях и убытках, баланса и движения денежных средств.
  2. Модуль сопоставления финансовых данных сравнивает записи и отделяет согласованные записи от отмеченных несоответствий.
  3. Модуль «Экспортировать отчеты в PDF» подготавливает проверенные разделы отчетов для вывода в PDF.
  • Результаты отчета о прибылях и убытках
  • Результаты баланса
  • Результаты движения денежных средств
  • Согласованные и несогласованные записи
Совет: Результаты сопоставления остаются видимыми вместе с разделами отчетов, чтобы их можно было проверить перед публикацией.
Финансовые отчеты

Финансовые отчеты

Функции этого экрана
Сопоставление финансовых данных Показатели доходов и рентабельности Экспортировать отчеты в PDF

Отчеты для публикации со структурированным выводом

Экран вывода создает отформатированный отчет из выбранного шаблона и сохраняет PDF-файлы в структурированной папке с отметкой даты. Сотрудники, отвечающие за отчеты, могут подготовить единый файл для передачи руководству.

В списке вывода сводный отчет, PDF-отчет и очищенные экспортированные результаты видны в одном месте.

Как это работает

  1. Выбор шаблона отчета определяет формат сводного отчета.
  2. Модуль «Создать отчеты» формирует отформатированный отчет для анализа и очищенные экспортированные результаты.
  3. Элемент экспорта в PDF создает PDF-отчет.
  • Сводный отчет
  • PDF-отчет
  • Очищенные экспортированные результаты
Экспорт отчетов и папка вывода

Экспорт отчетов и папка вывода

Функции этого экрана
Создавать отчеты для анализа Экспортировать отчеты в PDF

Что обеспечивает решение

С помощью этого решения бухгалтерская компания может:

  • Импортировать и объединять изменяющиеся исходные файлы Excel и CSV
  • Обновлять расчеты и аналитику из одной книги
  • Просматривать финансовые отчеты и результаты сопоставления в одном месте
  • Отслеживать доходы, маржинальность, KPI, тенденции и отклонения
  • Экспортировать отформатированные отчеты в PDF-файлы для публикации
  • Поддерживать правила отчетности с помощью разделов конфигурации и документации

Справятся ли с этой задачей готовые системы?

До начала разработки задача была сопоставлена с готовыми продуктами на основе описаний самих продуктов.

Что нужно клиенту Программы для работы с таблицами Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Инструменты автоматизации отчетности Detrics, Equals Инструменты статистического планирования Analytica Индивидуальное решение
Работа в локальной среде Excel на компьютере — — —
Создание информационных панелей и представлений KPI частично
Объединение нескольких исходных файлов — —
Удобство для нетехнических пользователей частично частично частично
Соответствие правилам клиента: этапам, ролям и отчетам частично — —
Все шаги в одном месте — — —
Без ручных действий между программами — —

На основе общедоступных описаний продуктов и их категорий.

Готовые продукты охватывают важные части задачи: электронные таблицы обрабатывают данные, диаграммы и аналитику, а инструменты отчетности автоматизируют отдельные соединения и операции вывода. Готовой таблицы достаточно, если требуется только одна часть процесса отчетности.

Этой бухгалтерской компании требовалось собственное ПО, поскольку импорт, правила обновления, сопоставление, отчеты и вывод в PDF должны были соответствовать стандартам компании в одном месте. Готовые решения не объединяли весь процесс и правила компании без ручных действий.

В заключение

В итоге решение было создано для устранения повторяющейся работы на пути от изменяющихся исходных файлов до отчетов, готовых для руководства бухгалтерской компании.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ

Рассматриваете создание похожей системы? Ознакомьтесь с ответами ниже, чтобы узнать, как рабочий процесс отчетности Excel можно адаптировать под конкретные файлы, расчеты и правила отчетности.

Нужно что-то похожее? Давайте обсудим
Хотите посмотреть другие проекты