PROJEKTS

Power Automate darbplūsmu automatizācija Microsoft 365

Pielāgotas programmatūras izstrāde, Power Apps izstrāde, Power Automate darbplūsmu automatizācija, SharePoint integrācija, Microsoft 365 integrācija, apstiprinājumu automatizācija, pārskati un informācijas paneļi

  • Nozare: Profesionālie pakalpojumi
  • Šveice Atrašanās vieta: Šveice
  • Izstrādes laiks: 16 nedēļas
  • Tehnoloģijas: PHP, Python
4+ mēneši

Šis klients ir profesionālo pakalpojumu uzņēmums no Šveices. Tā komandas Microsoft 365 vidē pārvalda apstiprinājumus, pieprasījumus un dokumentus, taču atkārtota datu ievade un pārskatu sagatavošana aizņem laiku. Risinājums ir pielāgota Power Automate darbplūsmu automatizācija ar Power Apps saskarnēm. Tas apstrādā pieprasījumus, ierakstus un darbplūsmu notikumus, nodrošinot apstiprinājumu lēmumus, piešķirtos uzdevumus, paziņojumus, atjauninātu SharePoint saturu un darbības pārskatus vienotā procesā.

Kopsavilkums

Problēma

Uzņēmums pārvalda apstiprinājumus, ierakstus un dokumentus savstarpēji nesaistītos Microsoft 365 procesos.

Risinājums

Risinājums kļuva par savienotu Power Apps un Power Automate darbvietu pieprasījumiem, apstiprinājumiem un pārskatiem.

Rezultāts

Tas ir izveidots, lai samazinātu manuālo darbu un laiku, kas nepieciešams informācijas pārvietošanai starp biznesa procesiem.

Klienta stāsts

Klients ir profesionālo pakalpojumu uzņēmums no Šveices. Tas Microsoft 365 vidē pārvalda apstiprinājumus, pieprasījumus un dokumentus.

Administrācijas un finanšu komandas apstrādā atkārtotu datu ievadi, dokumentus un pārskatus. SharePoint vietnēs, sarakstos un dokumentu bibliotēkās nepieciešama arī koordinēta satura pārvaldība.

Pieprasījums bija vienkāršs: izveidot Power Apps lietotnes darbplūsmu automatizācijai, savienot Power Automate ar uzņēmuma Microsoft 365 rīkiem, automatizēt saziņu darbplūsmās un nodrošināt darbības pārskatus.

Risinājums tika veidots, balstoties uz uzņēmuma noteikumiem un esošajiem datiem. Tas tika sadalīts pieprasījumu un apstiprinājumu, SharePoint ierakstu un pārskatu ekrānos.

Modulārās integrācijas atstāja iespēju turpmākiem paplašinājumiem.

Klients vēlējās

  1. Izveidot Power Apps lietotnes apstiprinājumiem, uzdevumu izsekošanai un biznesa darbībām
  2. Savienot Power Automate ar Microsoft 365 un biznesa sistēmām
  3. Automatizēt darbplūsmu paziņojumus, atgādinājumus, e-pastus un uzdevumu piešķiršanu
  4. Nodrošināt pārskatus, informācijas paneļus, analītiku un automatizētu pārskatu izveidi

Kāpēc gatava programmatūra nebija piemērota

Gatavie darbplūsmu pārvaldības produkti nodrošina procesu automatizāciju, apstiprinājumus un uzdevumu koordinēšanu, taču to saskarnes un pielāgošanas iespējas var neatbilst šī uzņēmuma darbībai. Bija nepieciešama pielāgota programmatūra, lai darbplūsmas posmus definētu atbilstoši klienta protokoliem un procedūrām, vienlaikus saglabājot Microsoft 365 datu savienojamību.

Projekta pārskats

Risinājums tika izstrādāts, balstoties uz Power Apps pieprasījumu iesniegšanai, apstiprinājumu pārskatīšanai un uzdevumu izsekošanai. Canvas vai modeļa vadītas lietotnes nodrošina saskarni uzņēmuma specifiskajiem procesiem.

Lai apstrādātu apstiprinājumus, Power Automate virza iesniegumus caur secīgiem vai lomās balstītiem lēmumiem un reģistrē rezultātus. Darbplūsmu notikumi aktivizē arī paziņojumus, atgādinājumus un uzdevumu piešķiršanu.

SharePoint integrācija apvieno sarakstu ierakstus, dokumentus un apstiprinājumu rezultātus. Sistēma savieno SharePoint, Microsoft Lists un Excel, ja to prasa process.

Īpaša uzmanība tika pievērsta darbības pārskatāmībai. Power BI saņem datu kopu rindas, izveido push datu kopas un atsvaidzina datu kopas pārskatiem un informācijas paneļiem.

Risinājums tika organizēts moduļos, lai jaunus formu, automatizācijas un integrācijas moduļus varētu pievienot, nepārbūvējot visu sistēmu. Tika iekļauta dokumentācija un apmācības, lai klienta komanda varētu patstāvīgi pārvaldīt sistēmu.

Piegādātās galvenās funkcijas

  • Power Apps pieprasījumu un apstiprinājumu lietotnes
  • Secīgas un lomās balstītas apstiprinājumu darbplūsmas
  • SharePoint sarakstu un dokumentu pārvaldība
  • Automatizēti e-pasti, brīdinājumi, atgādinājumi un paziņojumi
  • Uzdevumu piešķiršana un darbplūsmu statusa izsekošana
  • Microsoft 365 un biznesa sistēmu integrācijas
  • Power BI pārskati un darbības informācijas paneļi
  • Darbplūsmu problēmu novēršana, testēšana, dokumentēšana un optimizēšana

Var pievienot

+ Pielāgotus savienotājus + Microsoft Teams tērzēšanas sarunas un kanālus + Outlook .msg failu apstrādi + JSON pārskatu datu apstrādi + Papildu Power Apps formas + Jaunus apstiprinājumu un uzdevumu moduļus

Kas vēl var izmantot šo risinājumu

Šiem uzņēmumiem ir līdzīgs uzdevums, un to pašu risinājumu var pielāgot, lai savienotu pieprasījumus, apstiprinājumus, ierakstus un pārskatus.

Grāmatvedības uzņēmums

Uzdevums Tas pārvalda klientu darbus, apstiprinājumus, e-pastus, dokumentus un atkārtotus komandas uzdevumus.
Kā risinājums palīdz Risinājums savieno grāmatvedības darbplūsmas ar ierakstiem, uzdevumu piešķiršanu, paziņojumiem un pārskatiem.
Grāmatvedības uzņēmumi

Personāla atlases konsultāciju uzņēmums

Uzdevums Tas koordinē personāla atlases pieprasījumus, kandidātu ierakstus, apstiprinājumus, saziņu un piešķirto darbu.
Kā risinājums palīdz Risinājums virza personāla atlases procesus, atjaunina koplietojamos ierakstus, nosūta brīdinājumus un parāda darbības.
Biznesa pakalpojumi

Administratīvo pakalpojumu uzņēmums

Uzdevums Tas pārvalda pieprasījumus, apstiprinājumus, ierakstus, pārskatus un atkārtotus datu ievades procesus.
Kā risinājums palīdz Risinājums savieno formas, darbplūsmu posmus, uzdevumus, paziņojumus un darbības pārskatus.
Biznesa pakalpojumi

Tehnoloģiju steks

PHP

SharePoint integrācija

PHP nodrošina savienojumu ar Office 365 resursiem un SharePoint datiem.

Python

Microsoft API piekļuve

Python nodrošina piekļuvi Microsoft API, autentifikāciju un HTTP saziņu.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Outlook failu apstrāde

JavaScript un TypeScript nodrošina Outlook ziņojumu failu apstrādi.

vgrem/php-spo

Office 365 resursi

vgrem/php-spo (PHP bibliotēka Office 365) veic izveides, lasīšanas, atjaunināšanas un dzēšanas darbības, izmantojot Office 365 API.

microsoft-kiota-http

Microsoft API pieprasījumi

microsoft-kiota-http (Python bibliotēka Microsoft API saziņai) nodrošina HTTP slāni API pieprasījumiem.

microsoft-kiota-authentication-azure

API autentifikācija

microsoft-kiota-authentication-azure (Python bibliotēka Microsoft autentifikācijai) nodrošina autentificētu piekļuvi Microsoft API.

microsoft-kiota-abstractions

API abstrakcijas

microsoft-kiota-abstractions (Python bibliotēka kopīgām Microsoft API struktūrām) nodrošina ģenerētus Microsoft API klientus.

Power Automate

Darbplūsmu automatizācija

Power Automate virza apstiprinājumus, piešķir uzdevumus, nosūta saziņu, atjaunina ierakstus un savieno biznesa sistēmas.

Power Apps

Biznesa lietotnes

Power Apps nodrošina canvas vai modeļa vadītas lietotnes pieprasījumiem, apstiprinājumiem, uzdevumu izsekošanai un darbībām.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Biznesa dati un faili

Šie formāti un platformas glabā, apmainās un strukturē darbplūsmās izmantotos ierakstus, dokumentus un pārskatu datus.

Integrācijas

SharePoint and Microsoft Lists

Risinājums lasa un atjaunina sarakstu ierakstus, dokumentus, apstiprinājumu rezultātus un satura statusu.

Microsoft Teams

Risinājums izveido tērzēšanas sarunas un kanālus, kā arī apstrādā tērzēšanas ziņojumus darbības saziņai.

Outlook

Risinājums atbalsta ar Outlook saistītu darbplūsmu saziņu un ziņojumu failus.

Microsoft Forms

Risinājums saņem iesniegto formu datus, kas sāk vai atbalsta darbplūsmas.

Power BI

Risinājums nosūta datu kopu rindas un atsvaidzina datu kopas pārskatiem un informācijas paneļiem.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate savieno darbplūsmu procesus ar Microsoft Dynamics 365.

Rezultāts

Pieprasījumi virzās caur pārskatāmiem apstiprinājumu posmiem

Pieprasījumu un apstiprinājumu darbvieta nodrošina uzņēmumam vienu vietu pieprasījuma iesniegšanai un tā apstiprinājuma statusa uzraudzībai. Apstiprinājumu lēmumi un rezultāti paliek saistīti ar pieprasījumu, nevis tiek apstrādāti kā atsevišķi ziņojumi.

Posmos balstītā struktūra atbalsta klienta apstiprinājumu noteikumus un atvieglo pašreizējā procesa stāvokļa pārskatīšanu.

Kā tas darbojas

  1. Pieprasījuma forma satur pieprasījuma laukus un reģistrē iesniegto informāciju.
  2. Power Automate virza pieprasījumu caur konfigurētajiem apstiprinājumu posmiem un reģistrē apstiprinājumu lēmumus un rezultātus.
  3. Darbplūsmas statusa sadaļa parāda pašreizējo statusu un nosūta iesaistītajām personām paziņojumus, kad notiek darbplūsmas notikumi.
  • Secīgi apstiprinājumu posmi
  • Lomās balstīti apstiprinājumu lēmumi
  • Darbplūsmas rezultātu ieraksti
Pieprasījumu un apstiprinājumu darbvieta

Pieprasījumu un apstiprinājumu darbvieta

Šī ekrāna funkcijas
Izveidot apstiprinājumu darbplūsmas Konfigurēt darbplūsmas posmus

Dokumenti un SharePoint ieraksti paliek savienoti

SharePoint darbvieta apvieno sarakstu ierakstus, dokumentus, apstiprinājumu rezultātus un atjauninātu saturu. Dokumentu darbplūsmu automatizācija nodrošina, ka dokumentu apstiprinājumi un ierakstu atjauninājumi ir viena procesa daļa.

SharePoint saturs paliek apstiprinājumu procesa daļa, nevis atsevišķs manuāls uzdevums.

Kā tas darbojas

  1. SharePoint saraksta skats parāda SharePoint saraksta datus.
  2. Dokumentu bibliotēka glabā dokumentus un nodrošina dokumentu apstiprināšanas darbības.
  3. Ierakstu atjaunināšanas forma ieraksta atjauninātos ierakstus un satura statusu SharePoint.
  • SharePoint saraksta dati
  • Dokumentu apstiprināšanas darbības
  • Atjaunināts satura statuss
Padoms: SharePoint saturs paliek apstiprinājumu procesa daļa, nevis atsevišķs manuāls uzdevums.
SharePoint ieraksti un dokumenti

SharePoint ieraksti un dokumenti

Šī ekrāna funkcijas
Dokumentu darbplūsmu automatizācija Pārvaldīt SharePoint glabātos datus

Piešķirtais darbs un darbplūsmu brīdinājumi ir pārskatāmi

Uzdevumu un paziņojumu informācijas panelis nodrošina darbību vadītājiem tiešu pārskatu par piešķirto darbu, izpildes termiņiem, atgādinājumiem un brīdinājumiem. Uzdevumu piešķīrumi un procesa aktivizētāji tiek parādīti līdzās darbplūsmas statusam.

Tas palīdz uzņēmumam sasaistīt ikdienas darbības saziņu ar darbu, kas to izraisījis.

Kā tas darbojas

  1. Uzdevumu saraksts parāda uzdevumu piešķīrumus un to darbplūsmas statusu.
  2. Atbildīgās personas un izpildes termiņa lauki sasaista katru uzdevumu ar atbildīgo personu un laiku.
  3. Paziņojumu plūsma reģistrē procesa aktivizētāju ģenerētos paziņojumus, atgādinājumus un brīdinājumus.
  • Uzdevumu piešķīrumi
  • Izpildes termiņi
  • Atgādinājumu un brīdinājumu statuss
Uzdevumu un paziņojumu informācijas panelis

Uzdevumu un paziņojumu informācijas panelis

Šī ekrāna funkcijas
Automatizēt darbplūsmas

Darbības pārskatīšana kļūst vienkāršāka

Pārskatu ekrāns vienā skatā apvieno apstiprinātos datus, darbplūsmu rezultātus, pārskatus un analītiku. Interaktīvie pārskati un informācijas paneļa elementi atbalsta darbības pārskatīšanu bez nepieciešamības manuāli atkārtoti apkopot informāciju.

Datu atsvaidzināšana uztur pārskatu skatu saskaņā ar pieejamajiem darbplūsmu rezultātiem.

Kā tas darbojas

  1. Pārskatu filtri izmanto apstiprinātos datus un darbplūsmu rezultātus, lai definētu pārskata skatu.
  2. Interaktīvo pārskatu sadaļa parāda pārskatus un analītiku.
  3. Informācijas paneļa elementi parāda paneļa datus pēc tam, kad datu atsvaidzināšanas vadīkla tos atjaunina.
  • Pārskatu filtri
  • Interaktīvo pārskatu sadaļa
  • Informācijas paneļa datu atsvaidzināšana
Piezīme: Power BI var saņemt datu kopu rindas, izveidot push datu kopas un atsvaidzināt datu kopas šim pārskatu slānim.
Darbības pārskati un informācijas paneļi

Darbības pārskati un informācijas paneļi

Šī ekrāna funkcijas
Ģenerēt pārskatus analīzei

Ko nodrošina risinājums

Izmantojot šo risinājumu, uzņēmums var:

  • Izveidot un pārvaldīt apstiprinājumu darbplūsmas Power Apps
  • Savienot pieprasījumus, ierakstus, dokumentus, uzdevumus un pārskatus Microsoft 365 vidē
  • Piešķirt darbu un nosūtīt paziņojumus, brīdinājumus, atgādinājumus un e-pastus, reaģējot uz darbplūsmu notikumiem
  • Automatizētos procesos uzturēt atjauninātus SharePoint ierakstus un dokumentus
  • Pārskatīt apstiprinātos darbības datus pārskatos un informācijas paneļos
  • Uzturēt un paplašināt darbplūsmas ar dokumentētiem, modulāriem komponentiem

Vai gatavas sistēmas varētu paveikt šo darbu?

Pirms izstrādes uzdevums tika salīdzināts ar gataviem produktiem, balstoties uz to aprakstiem.

Kas nepieciešams klientam Darbplūsmu platformas Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Prakses pārvaldība Karbon Dokumentu sadarbība Progress ShareFile Pielāgots risinājums
Izveidot Power Apps darbības procesiem — — —
Savienot Microsoft 365 sistēmas — — —
Automatizēt saziņu darbplūsmās daļēji
Nodrošināt pārskatus un informācijas paneļus daļēji daļēji —
Atbilst klienta noteikumiem: posmiem, lomām un pārskatiem daļēji daļēji daļēji
Visi posmi vienuviet — — —
Bez manuāliem soļiem starp programmām daļēji daļēji —

Balstīts uz produktu un to kategorijas publiskajiem aprakstiem.

Gatavās darbplūsmu platformas nodrošina apstiprinājumus, uzdevumu automatizāciju un daļu pārskatu funkciju, savukārt prakses un dokumentu platformas koncentrējas uz šaurākiem procesiem.

Gatavs produkts ir pietiekams, ja uzņēmumam nepieciešama tikai viena no šīm funkcijām. Šim klientam bija nepieciešami Microsoft 365 savienojumi, paša darbplūsmu noteikumi un pārskati vienotā koordinētā sistēmā.

Šīs daļas ir sadalītas atsevišķās produktu kategorijās, un savienojumiem starp tām joprojām nepieciešama konfigurēšana un integrācijas darbi.

Noslēgumā

Noslēgumā risinājums tika izveidots, lai samazinātu manuālo darbu, sākot no profesionālo pakalpojumu pieprasījuma līdz apstiprināšanai un pārskatu izveidei.

BUJ

Domājat par līdzīgas sistēmas izveidi? Izlasiet tālāk sniegtās atbildes, lai uzzinātu, kā Power Automate, Power Apps, SharePoint un pārskati var iekļauties vienā biznesa procesā.

Nepieciešams kas līdzīgs? Sazināsimies
Vai pārlūkot citus projektus