ПРОЕКТ

Автоматизация рабочих процессов Power Automate в Microsoft 365

Разработка индивидуального ПО, Разработка Power Apps, Автоматизация рабочих процессов Power Automate, Интеграция с SharePoint, Интеграция с Microsoft 365, Автоматизация согласований, Отчеты и информационные панели

  • Отрасль: Профессиональные услуги
  • Швейцария Местоположение: Швейцария
  • Срок разработки: 16 недель
  • Технологии: PHP, Python
4+ месяцев

Этот клиент - компания из Швейцарии, оказывающая профессиональные услуги. В среде Microsoft 365 ее команды управляют согласованиями, запросами и документами, однако повторный ввод данных и подготовка отчетов занимают много времени. Решение представляет собой индивидуальную автоматизацию рабочих процессов Power Automate с интерфейсами Power Apps. Оно обрабатывает запросы, записи и события рабочих процессов, объединяя решения по согласованиям, назначенные задачи, уведомления, обновленный контент SharePoint и операционные отчеты в единый процесс.

Краткое содержание

Проблема

Компания управляет согласованиями, записями и документами в несвязанных процессах Microsoft 365.

Решение

Решение стало объединенным рабочим пространством Power Apps и Power Automate для запросов, согласований и отчетности.

Результат

Оно создано для сокращения ручной работы и времени, необходимого для перемещения информации между бизнес-процессами.

История клиента

Клиент - компания из Швейцарии, оказывающая профессиональные услуги. Она управляет согласованиями, запросами и документами в среде Microsoft 365.

Административные и финансовые команды обрабатывают повторяющийся ввод данных, документы и отчеты. Сайты, списки и библиотеки документов SharePoint также требуют скоординированного управления контентом.

Запрос был простым: создать приложения Power Apps для автоматизации рабочих процессов, связать Power Automate с корпоративными инструментами Microsoft 365, автоматизировать коммуникации в рабочих процессах и обеспечить операционную отчетность.

Решение создавалось с учетом правил компании и существующих данных. Оно было разделено на экраны запросов и согласований, записей SharePoint и отчетности.

Модульные интеграции оставили возможность для дальнейшего расширения.

Клиент хотел

  1. Создать приложения Power Apps для согласований, отслеживания задач и бизнес-операций
  2. Связать Power Automate с Microsoft 365 и бизнес-системами
  3. Автоматизировать уведомления, напоминания, электронные письма и назначение задач в рабочих процессах
  4. Обеспечить отчеты, информационные панели, аналитику и автоматическое создание отчетов

Почему готовое ПО не подошло

Готовые продукты для управления рабочими процессами обеспечивают автоматизацию процессов, согласования и координацию задач, однако их интерфейсы и возможности настройки могут не соответствовать деятельности этой компании. Потребовалось индивидуальное ПО, чтобы определить этапы рабочих процессов в соответствии с протоколами и процедурами клиента, сохранив при этом связанность данных Microsoft 365.

Обзор проекта

Решение разработано на базе Power Apps для отправки запросов, проверки согласований и отслеживания задач. Canvas-приложения и приложения, управляемые моделью, обеспечивают интерфейс для процессов, специфичных для компании.

Для обработки согласований Power Automate проводит заявки через последовательные или ролевые этапы принятия решений и регистрирует результаты. События рабочих процессов также запускают уведомления, напоминания и назначение задач.

Интеграция с SharePoint объединяет записи списков, документы и результаты согласований. При необходимости система связывает SharePoint, Microsoft Lists и Excel.

Особое внимание уделено прозрачности операций. Power BI получает строки наборов данных, создает push-наборы данных и обновляет наборы для отчетов и информационных панелей.

Решение организовано по модулям, поэтому новые модули форм, автоматизации и интеграций можно добавлять без перестройки всей системы. В решение также включены документация и обучение, чтобы команда клиента могла самостоятельно управлять системой.

Реализованные ключевые функции

  • Приложения Power Apps для запросов и согласований
  • Последовательные и ролевые рабочие процессы согласований
  • Управление списками и документами SharePoint
  • Автоматические электронные письма, предупреждения, напоминания и уведомления
  • Назначение задач и отслеживание статусов рабочих процессов
  • Интеграции с Microsoft 365 и бизнес-системами
  • Отчеты Power BI и операционные информационные панели
  • Поиск и устранение проблем, тестирование, документирование и оптимизация рабочих процессов

Можно добавить

+ Индивидуальные коннекторы + Чаты и каналы Microsoft Teams + Обработку файлов Outlook .msg + Обработку данных отчетов в формате JSON + Дополнительные формы Power Apps + Новые модули согласований и задач

Кто еще может использовать это решение

У этих компаний похожие задачи, и то же решение можно адаптировать для объединения запросов, согласований, записей и отчетов.

Бухгалтерская компания

Задача Она управляет клиентскими работами, согласованиями, электронными письмами, документами и повторяющимися задачами команды.
Как помогает решение Решение связывает бухгалтерские рабочие процессы с записями, назначением задач, уведомлениями и отчетами.
Бухгалтерские компании

Консалтинговая компания по подбору персонала

Задача Она координирует запросы на подбор персонала, записи кандидатов, согласования, коммуникации и назначенную работу.
Как помогает решение Решение проводит процессы подбора персонала, обновляет общие записи, отправляет предупреждения и показывает операции.
Бизнес-услуги

Компания, оказывающая административные услуги

Задача Она управляет запросами, согласованиями, записями, отчетами и повторяющимися процессами ввода данных.
Как помогает решение Решение связывает формы, этапы рабочих процессов, задачи, уведомления и операционные отчеты.
Бизнес-услуги

Технологический стек

PHP

Интеграция с SharePoint

PHP обеспечивает подключение к ресурсам Office 365 и данным SharePoint.

Python

Доступ к API Microsoft

Python обеспечивает доступ к API Microsoft, аутентификацию и HTTP-коммуникацию.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка файлов Outlook

JavaScript и TypeScript обеспечивают обработку файлов сообщений Outlook.

vgrem/php-spo

Ресурсы Office 365

vgrem/php-spo (библиотека PHP для Office 365) выполняет операции создания, чтения, обновления и удаления через API Office 365.

microsoft-kiota-http

Запросы к API Microsoft

microsoft-kiota-http (библиотека Python для взаимодействия с API Microsoft) обеспечивает HTTP-уровень для API-запросов.

microsoft-kiota-authentication-azure

Аутентификация API

microsoft-kiota-authentication-azure (библиотека Python для аутентификации Microsoft) обеспечивает авторизованный доступ к API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Абстракции API

microsoft-kiota-abstractions (библиотека Python для общих структур API Microsoft) предоставляет сгенерированные клиенты API Microsoft.

Power Automate

Автоматизация рабочих процессов

Power Automate проводит согласования, назначает задачи, отправляет сообщения, обновляет записи и связывает бизнес-системы.

Power Apps

Бизнес-приложения

Power Apps обеспечивает canvas-приложения и приложения, управляемые моделью, для запросов, согласований, отслеживания задач и операций.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Бизнес-данные и файлы

Эти форматы и платформы хранят, передают и структурируют записи, документы и данные отчетов, используемые в рабочих процессах.

Интеграции

SharePoint and Microsoft Lists

Решение читает и обновляет записи списков, документы, результаты согласований и статусы контента.

Microsoft Teams

Решение создает чаты и каналы, а также обрабатывает сообщения чатов для операционной коммуникации.

Outlook

Решение поддерживает коммуникации и файлы сообщений в рабочих процессах, связанных с Outlook.

Microsoft Forms

Решение получает данные отправленных форм, которые запускают рабочие процессы или поддерживают их.

Power BI

Решение отправляет строки наборов данных и обновляет наборы для отчетов и информационных панелей.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate связывает процессы рабочих процессов с Microsoft Dynamics 365.

Результат

Запросы проходят через прозрачные этапы согласования

Рабочее пространство запросов и согласований предоставляет компании единое место для отправки запросов и отслеживания статуса их согласования. Решения по согласованиям и результаты остаются связанными с запросом, а не обрабатываются как отдельные сообщения.

Поэтапная структура поддерживает правила согласований клиента и упрощает проверку текущего состояния процесса.

Как это работает

  1. Форма запроса содержит поля запроса и регистрирует отправленную информацию.
  2. Power Automate проводит запрос через настроенные этапы согласования и регистрирует решения и результаты согласований.
  3. Раздел статуса рабочего процесса показывает текущий статус и отправляет уведомления участникам при возникновении событий рабочего процесса.
  • Последовательные этапы согласования
  • Ролевые решения по согласованиям
  • Записи результатов рабочего процесса
Рабочее пространство запросов и согласований

Рабочее пространство запросов и согласований

Функции этого экрана
Создавать рабочие процессы согласований Настраивать этапы рабочих процессов

Документы и записи SharePoint остаются связанными

Рабочее пространство SharePoint объединяет записи списков, документы, результаты согласований и обновленный контент. Автоматизация рабочих процессов документов обеспечивает включение согласований документов и обновлений записей в единый процесс.

Контент SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.

Как это работает

  1. Представление списка SharePoint показывает данные списка SharePoint.
  2. Библиотека документов хранит документы и обеспечивает операции их согласования.
  3. Форма обновления записей записывает обновленные записи и статус контента в SharePoint.
  • Данные списков SharePoint
  • Операции согласования документов
  • Обновленный статус контента
Совет: Контент SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.
Записи и документы SharePoint

Записи и документы SharePoint

Функции этого экрана
Автоматизировать рабочие процессы документов Управлять данными, хранящимися в SharePoint

Назначенная работа и предупреждения рабочих процессов становятся прозрачными

Панель задач и уведомлений предоставляет руководителям операций прямой обзор назначенной работы, сроков выполнения, напоминаний и предупреждений. Назначения задач и триггеры процессов отображаются рядом со статусом рабочего процесса.

Это помогает компании связать повседневные коммуникации с задачей, которая их вызвала.

Как это работает

  1. Список задач показывает назначения задач и статус их рабочих процессов.
  2. Поля ответственного и срока выполнения связывают каждую задачу с ответственным лицом и сроком.
  3. Поток уведомлений регистрирует уведомления, напоминания и предупреждения, созданные триггерами процесса.
  • Назначения задач
  • Сроки выполнения
  • Статус напоминаний и предупреждений
Панель задач и уведомлений

Панель задач и уведомлений

Функции этого экрана
Автоматизировать рабочие процессы

Проверка операций становится проще

Экран отчетов объединяет утвержденные данные, результаты рабочих процессов, отчеты и аналитику в одном представлении. Интерактивные отчеты и элементы информационной панели позволяют проверять операции без ручного повторного сбора информации.

Обновление данных поддерживает представление отчетов в соответствии с доступными результатами рабочих процессов.

Как это работает

  1. Фильтры отчетов используют утвержденные данные и результаты рабочих процессов для определения представления отчета.
  2. Раздел интерактивных отчетов показывает отчеты и аналитику.
  3. Элементы информационной панели отображают данные панели после их обновления элементом управления обновлением данных.
  • Фильтры отчетов
  • Раздел интерактивных отчетов
  • Обновление данных информационной панели
Примечание: Power BI может получать строки наборов данных, создавать push-наборы данных и обновлять наборы для этого уровня отчетности.
Операционные отчеты и информационные панели

Операционные отчеты и информационные панели

Функции этого экрана
Создавать отчеты для анализа

Что обеспечивает решение

С помощью этого решения компания может:

  • Создавать и управлять рабочими процессами согласований в Power Apps
  • Связывать запросы, записи, документы, задачи и отчеты в среде Microsoft 365
  • Назначать работу и отправлять уведомления, предупреждения, напоминания и электронные письма в ответ на события рабочих процессов
  • Поддерживать актуальность записей и документов SharePoint в автоматизированных процессах
  • Просматривать утвержденные операционные данные в отчетах и информационных панелях
  • Поддерживать и расширять рабочие процессы с помощью документированных модульных компонентов

Могут ли готовые системы выполнить эту задачу?

До разработки задача была сопоставлена с готовыми продуктами на основе их описаний.

Что требуется клиенту Платформы рабочих процессов Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Управление практикой Karbon Совместная работа с документами Progress ShareFile Индивидуальное решение
Создать Power Apps для операционных процессов — — —
Связать системы Microsoft 365 — — —
Автоматизировать коммуникации в рабочих процессах частично
Обеспечить отчеты и информационные панели частично частично —
Соответствовать правилам клиента: этапам, ролям и отчетам частично частично частично
Все этапы в одном месте — — —
Без ручных действий между программами частично частично —

Основано на открытых описаниях продуктов и их категорий.

Готовые платформы рабочих процессов обеспечивают согласования, автоматизацию задач и часть функций отчетности, тогда как платформы управления практикой и документами сосредоточены на более узких процессах.

Готового продукта достаточно, если компании нужна только одна из этих функций. Этому клиенту требовались подключения к Microsoft 365, собственные правила рабочих процессов и отчеты в единой координированной системе.

Эти компоненты разделены по отдельным категориям продуктов, поэтому для связи между ними по-прежнему требуются настройка и интеграционные работы.

В заключение

В итоге решение было создано для сокращения ручной работы: от запроса на профессиональную услугу до согласования и подготовки отчетов.

ЧАВО

Думаете о создании похожей системы? Ознакомьтесь с ответами ниже, чтобы узнать, как Power Automate, Power Apps, SharePoint и отчетность могут объединиться в одном бизнес-процессе.

Нужно нечто похожее? Свяжитесь с нами
Хотите посмотреть другие проекты