Краткое содержание
Клиент ведёт учёт товаров, продаж, закупок и запасов в разрозненных файлах, поэтому обновление данных и подготовка отчётов требуют повторяющейся работы.
Решение стало контролируемой книгой Excel и VBA для управления запасами, заказами и отчётами.
ПО создано для сокращения ручной работы с запасами и времени, необходимого для подготовки достоверной бизнес-информации.
История клиента
Клиент - дистрибьютор товаров из Румынии. Он управляет товарами, продажами, закупками, поставщиками и запасами в Excel, одновременно обрабатывая заказы клиентов и счета.
Поддержание актуальных остатков отнимает у команды много времени. Движение запасов, данные о продажах и записи о закупках должны быть связаны между собой при получении, отправке, выдаче или возврате товаров.
Требование было простым: автоматизировать обновление запасов на основе операций, отображать понятные показатели запасов и продаж, создавать отчёты и импортировать существующие данные из уже используемых файлов.
Решение разработали как контролируемую книгу с формами операций, защищёнными таблицами, дашбордами, представлениями отчётов и процессами импорта. Обработка заказов, счета и предупреждения о запасах были реализованы как взаимосвязанные модули.
Клиент хотел
- Обновлять запасы на основе операций продаж, закупок, получения, отправки, выдачи и возврата
- Отображать дашборды, графики, KPI, фильтры и анализ тенденций
- Создавать отчёты по запасам, продажам, закупкам, оценке и ежедневным операциям
- Импортировать существующие данные и обновлять отчёты из исходных файлов
Почему готовое ПО не подошло
Продукты для автоматизации складов в основном предназначены для роботов, автоматизированных транспортных средств и операций обработки материалов, тогда как этому клиенту требовались операции с запасами, заказы, счета, импорт и отчёты в Excel. Индивидуальная книга была адаптирована к существующему способу управления запасами, продажами, закупками и информацией о поставщиках.
Обзор проекта
Решение разработано на базе Microsoft Excel с автоматизацией VBA, формами, выпадающими списками и защищёнными таблицами. Оно предоставляет дистрибьютору единое контролируемое место для хранения информации о запасах, заказах и поставщиках.
Для управления движением запасов на экране ввода операций регистрируются продажи, закупки и корректировки запасов. Накопительные остатки обновляются на основе зарегистрированных операций.
На дашборде запасов отображаются текущие остатки, пороги повторного заказа и предупреждения о низком уровне запасов. Фильтры, срезы и действия обновления помогают сосредоточиться на нужных товарах или периодах.
Раздел отчётов объединяет сводные таблицы PivotTable, итоговые таблицы и графики тенденций. Он охватывает данные о продажах, закупках и дефиците запасов, а также фильтры для анализа.
Особое внимание уделено импорту и бизнес-документам. CSV- и XML-файлы могут загружать данные в книгу, а счета и сводки можно подготавливать для экспорта в PDF или отправки по электронной почте.
Реализованные ключевые функции
- Автоматическое обновление запасов на основе операций продаж, закупок, получения, отправки, выдачи и возврата
- Массовое обновление запасов товаров
- Управление записями журнала запасов
- Дашборд запасов с предупреждениями о низком уровне и порогами повторного заказа
- Отчёты о продажах, закупках, запасах и дефиците
- Графики, KPI, фильтры, срезы и анализ тенденций
- Обработка заказов клиентов
- Генерация счетов с информацией о товарах
- Импорт данных CSV и XML
